Política de tratamiento de datos personales

 

1. CONSIDERACIONES GENERALES.

El Artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

Asimismo, en equilibrio, justicia y equidad al citado Artículo 15, el Artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.

LA RES S.A.S. está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. Por eso, en cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y se Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, sus administradores, empleados y contratistas por prestación de servicios profesionales.

LA RES S.A.S., dentro del desarrollo de su objeto social, recibe, transmite y trata Datos Personales al interior y externamente para las actividades misionales y de apoyo que desarrolla de acuerdo con sus estatutos, su objeto social, y la ley.

2. OBLIGATORIEDAD.

Estas políticas son de obligatorio cumplimiento por parte de LA RES S.A.S., sus administradores, empleados y de los contratistas y terceros que obran en nombre de LA RES S.A.S.

Todos los empleados de LA RES S.A.S. deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones

3. OBJETIVO DE LA POLITICA:

Con el presente documento, la Compañía garantiza el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales aplicable, y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que LA RES S.A.S., realiza tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física (tirillas), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

4. DEFINICIONES.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

5.1. Principios Relacionados con la Recolección de Datos Personales.

Principio de Libertad: La recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a LA RES S.A.S.

Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

5.2. Principios Relacionados con el Uso de Datos Personales.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

5.3. Principios Relacionados con la Calidad de la Información.

Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando LA RES S.A.S. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

5.4. Principios Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.

Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con LA RES S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso Restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

Principio de Circulación Restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

6. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.

LA RES S.A.S. realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entre otros) de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas para cumplir en especial las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios de LA RES S.A.S.

El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

LA RES S.A.S. también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:

Por tanto, LA RES S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

Estas actividades las podremos realizar a través de cualquier medio físico, análogo y/o digital.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.

8. DEBERES DEL LA RES S.A.S. CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que LA RES S.A.S. está obligado a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

8.1. Deberes de LA RES S.A.S. respecto del titular del dato.

8.2. Deberes de LA RES S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.

8.3. Deberes de LA RES S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.

8.4. Deberes de LA RES S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DEBERES DE LA RES S.A.S. CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Si LA RES S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

10. DE LA AUTORIZACIÓN.

10.1. Autorización para Tratamiento de Datos.

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, LA RES S.A.S., requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello dispone de mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La misma podrá constar en cualquier medio: Formato para el diligenciamiento por medio de la página Web, línea de atención al cliente, Punto de atención, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

1. Quien es el responsable o encargado de recopilar la información.
2. Datos recopilados.
3. Finalidades del tratamiento.
4. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

Una vez obtenida esta información pública, privada, laboral y comercial etc., podremos recolectar, actualizar, usar, depurar, almacenar, cruzar, circular y analizar con información propia o de terceros, a través de cualquier medio y en forma directa o a través de encargados del tratamiento para realizar actividades de promoción, mercadeo y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.

Por tal motivo y de conformidad con lo previsto en la ley se deja como autorización a manejo de datos la siguiente:

Autorizo de manera expresa, suficiente, voluntaria e informada a LA RES S.A.S, identificada con el NIT. 860.031.776-1 para que utilice mis datos personales en las siguientes actividades: laborales, enviar información de actividades promocionales y comerciales, eventos comerciales, invitaciones, rifas, lanzamiento de productos, etc. Los datos personales serán incluidos en las bases de datos de propiedad de LA RS S.A.S, y serán administrados, capturados, tratados, procesados, operados, verificados, transmitidos, transferidos y usados por LA RES S.A.S responsable del tratamiento de la información, con domicilio principal en la Carrera 13 No.13-91 de la ciudad de Bogotá (Colombia), teléfonos (571) 33362370 Ext. 4 o 5 y correo electrónico: callcenter@lares.com.co.

Certifico que los datos personales suministrados por mí son veraces, completos, exactos, actualizados, reales y comprobables. Por tanto, cualquier error en la información suministrada será de mi única y exclusiva responsabilidad.

10.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles.

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

10.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes.

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

11. TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

LA RES S.A.S. podrá realizar la transferencia de datos a otros Responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

12. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

A continuación se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Que para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los titulares de los datos LA RES S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar todas sus consultas, quejas y/o reclamos: callcenter@lares.com.co.

Las pautas para atender consultas y reclamos:

12.1. CONSULTAS:

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en LA RES S.A.S. se canalizarán EXCLUSIVAMENTE a través de los canales que tiene LA RES S.A.S. destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

a. Fecha de recibo de la consulta
b. Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para atender en forma adecuada las consultas, será necesario contar con la identificación de quien de conformidad con la ley está legitimado para la consulta y/o reclamo sobre los datos personales.

12.2. RECLAMOS:

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a LA RES S.A.S. que contenga la siguiente información:

a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada
b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

LA RES S.A.S. se compromete garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales que podrán ejercer mediante comunicación escrita enviada al correo electrónico: callcenter@lares.com.co.

13. CONSERVACION DE LA INFORMACION.

LA RES S.A.S. mantendrá la Información del Cliente, empleados, proveedor o vinculado mientras mantengamos una relación de negocios, contractual u obligacional con los mismos o hasta que la información no sea necesaria para nuestros propósitos. Una vez ocurra cualquiera de estos hechos nos comprometemos a destruir la información independientemente del medio de conservación que se haya usado, y guardaremos constancia de la información que es destruida con el fin de atender cualquier requerimiento de autoridad respectiva o del titular de la información.

14. VIDEO VIGILANCIA.

LA RES S.A.S. utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.

LA RES S.A.S. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

15. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, por lo cual se encuentra vigente a partir del 2 de julio de 2013.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

16. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Razón social: LA RES S.A.S.
Dirección: Carrera 13 No.13-91 de Bogotá Colombia
Correo Electrónico: callcenter@lares.com.co
Teléfono: en Bogotá (57) 1 3362370 Ext. 4 o 5
Página web: www.lares.com.co

17. POLITICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LA RES S.A.S. adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal con los que hace algún tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento de estos datos. Implementados protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el manual de políticas de seguridad para la protección de los datos personales.

En todos los eventos o campañas promocionales que LA RES S.A.S., realice recolección de datos se incluirá un aviso de Protección de Datos Personales con el siguiente Texto “Por el hecho de participar en el evento, todo participante declara conocer y autorizar de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada a LA RES S.A.S. para recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos o información parcial que le suministró, y a efectos de participar en el Evento o campaña promocional; así como para transferir dichos datos a terceros con los que tenga vínculos comerciales y transaccionales para el despacho de pedidos, responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos para la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente, para informarles a sus clientes de novedades, productos, servicios y ofertas especiales, así como servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar de marcas propias o de terceros El Tratamiento de los datos personales será desde el inicio del Evento o campaña promocional hasta el día en que LA RES S.A.S. hasta el día que se mantenga una relación de negocios, contractual u obligacional, hasta que la información no sea necesaria para nuestros propósitos o la compañía se disuelva y se liquide.

18. AJUSTES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN (PTI)

Con miras a mantener la vigencia de la Política de Tratamiento de Información, LA RES S.A.S. puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta etc.

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