Política de tratamiento de datos personales

 

1. CONSIDERACIONES GENERALES.

El Artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

Asimismo, en equilibrio, justicia y equidad al citado Artículo 15, el Artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.

LA RES S.A.S. está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de datos personales y con el respeto de los derechos de los titulares de la información. Por eso, en cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y se Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales y de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, sus administradores, empleados y contratistas por prestación de servicios profesionales.

LA RES S.A.S., dentro del desarrollo de su objeto social, recibe, transmite y trata Datos Personales al interior y externamente para las actividades misionales y de apoyo que desarrolla de acuerdo con sus estatutos, su objeto social, y la ley.

2. OBLIGATORIEDAD.

Estas políticas son de obligatorio cumplimiento por parte de LA RES S.A.S., sus administradores, empleados y de los contratistas y terceros que obran en nombre de LA RES S.A.S.

Todos los empleados de LA RES S.A.S. deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones

3. OBJETIVO DE LA POLITICA:

Con el presente documento, la Compañía garantiza el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales aplicable, y para la atención de consultas y reclamos de los titulares de los Datos Personales sobre los que LA RES S.A.S., realiza tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web , correo electrónico, información física (tirillas), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

4. DEFINICIONES.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por LA RES S.A.S que es puesta a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, por el que se le informa la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
• Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre el en bases de datos o archivos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros)
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del Código de Comercio). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
  Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
• Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Dato sensible: Aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
• Estar “Autorizado”, es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de la Política tienen legitimidad para someter a Tratamiento los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
• “Habilitación” o estar “Habilitado”, es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. LA RES S.A.S, de acuerdo con la ley es responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.
• Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren la información.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Requisito de procedibilidad: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

5.1. Principios Relacionados con la Recolección de Datos Personales.

Principio de Libertad: La recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a LA RES S.A.S.

Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

5.2. Principios Relacionados con el Uso de Datos Personales.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

5.3. Principios Relacionados con la Calidad de la Información.

Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando LA RES S.A.S. lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

5.4. Principios Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.

Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con LA RES S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso Restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

• Al titular del dato
• A las personas autorizadas por el titular del dato
• A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

Principio de Circulación Restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

• Al titular del dato
• A las personas autorizadas por el titular del dato
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

6. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.

LA RES S.A.S. realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entre otros) de los datos personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas para cumplir en especial las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios de LA RES S.A.S.

El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.

LA RES S.A.S. también podrá tratar los datos personales, entre otros, para los siguientes fines:

Por tanto, LA RES S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinadas entre otros, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

• Ejecutar, por cualquier medio, en forma directa o a través de terceros, actividades de promoción, telemarketing (mercadeo telefónico), mercadeo y/o publicidad de nuestros productos, ofertas, alianzas, promociones, concursos, estudios, y facilitarle al cliente, proveedor o vinculando el acceso general a la información de éstos, así como Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de LA RES S.A.S.
• Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales;
• Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, prueba de producto, interés de compra, preferencia, satisfacción, evaluación del servicio, concepto y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
• Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitarios.
• Gestionar lo necesario para el cumplimiento de las obligaciones inherentes a los servicios y Productos contratados con LA RES S.A.S., tales como facturación, gestión de cobranza, recaudo, verificaciones y consultas, valoración de capacidad de pago, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, reporte en centrales de riesgo y de información crediticia.
• Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de LA RES S.A.S. o empresas vinculadas y los aliados comerciales de LA RES S.A.S.;
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes.
• Dar cumplimiento a nuestra oferta y servicio.
• Controlar y prevenir de manera segura y confiable el fraude en todas sus modalidades.
• Suministrar información a contratistas y vinculados para efectos de actividades relacionadas con nuestro objeto social, tales como remisión de material publicitario, ofertas y servicios, estudios de mercado y de consumo, ofrecimiento de productos, servicios de asistencia técnica y tecnológica, procesos de verificación financiera y de conducta financiera, referenciación laboral, verificación de antecedentes y capacidad de pago, entre otros.
• Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios.
• Procesos de selección de nuestro personal y conservación de la información para procesos futuros.
• Facilitar la correcta ejecución de las compras y prestaciones de los servicios y productos contratados.
• Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de LA RES S.A.S. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, LA RES S.A.S. utilizará los datos personales para los siguientes fines: (1) Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (2) Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (3) Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales.
• En cualquiera de los casos anteriores, se buscará que, dentro de la información tratada, en lo posible no se incluyan datos sensibles o datos personales del titular.

Estas actividades las podremos realizar a través de cualquier medio físico, análogo y/o digital.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

• Los titulares de los datos personales deben tener en cuenta que todos los procesos que conlleven un tratamiento de datos por cualquier área de la compañía, ya sea de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el que LA RES S.A.S., sostenga o haya sostenido alguna relación laboral o comercial, y de esta manera conozcan los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuales se enuncian a continuación:
• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier momento frente a LA RES S.A.S., respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada a LA RES S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Derecho a ser informado por LA RES S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus propios datos.
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas que considere pertinentes para hacer valer las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando considere que LA RES S.A.S., no le está respetando los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Derecho a acceder de forma gratuita a sus datos personales que de manera voluntaria haya decidido compartir con LA RES S.A.S., y de esta forma la compañía le asegura conservar de manera confiable los formatos de autorización debidamente otorgados.
• Derechos de los niños, niñas y adolescentes: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las Áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.

8. DEBERES DEL LA RES S.A.S. CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que LA RES S.A.S. está obligado a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

8.1. Deberes de LA RES S.A.S. respecto del titular del dato.

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

8.2. Deberes de LA RES S.A.S. respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.

Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

8.3. Deberes de LA RES S.A.S. cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.

• Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

8.4. Deberes de LA RES S.A.S. respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. DEBERES DE LA RES S.A.S. CUANDO OBRA COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Si LA RES S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. DE LA AUTORIZACIÓN.

10.1. Autorización para Tratamiento de Datos.

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, LA RES S.A.S., requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello dispone de mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

La misma podrá constar en cualquier medio: Formato para el diligenciamiento por medio de la página Web, línea de atención al cliente, Punto de atención, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

1. Quien es el responsable o encargado de recopilar la información.
2. Datos recopilados.
3. Finalidades del tratamiento.
4. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.

Una vez obtenida esta información pública, privada, laboral y comercial etc., podremos recolectar, actualizar, usar, depurar, almacenar, cruzar, circular y analizar con información propia o de terceros, a través de cualquier medio y en forma directa o a través de encargados del tratamiento para realizar actividades de promoción, mercadeo y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.

Por tal motivo y de conformidad con lo previsto en la ley se deja como autorización a manejo de datos la siguiente:

Autorizo de manera expresa, suficiente, voluntaria e informada a LA RES S.A.S, identificada con el NIT. 860.031.776-1 para que utilice mis datos personales en las siguientes actividades: laborales, enviar información de actividades promocionales y comerciales, eventos comerciales, invitaciones, rifas, lanzamiento de productos, etc. Los datos personales serán incluidos en las bases de datos de propiedad de LA RS S.A.S, y serán administrados, capturados, tratados, procesados, operados, verificados, transmitidos, transferidos y usados por LA RES S.A.S responsable del tratamiento de la información, con domicilio principal en la Carrera 13 No.13-91 de la ciudad de Bogotá (Colombia), teléfonos (571) 33362370 Ext. 4 o 5 y correo electrónico: callcenter@lares.com.co.

Certifico que los datos personales suministrados por mí son veraces, completos, exactos, actualizados, reales y comprobables. Por tanto, cualquier error en la información suministrada será de mi única y exclusiva responsabilidad.

10.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles.

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser explícita
• Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información
• Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo

10.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes.

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los niños, niñas y adolescentes. El representante de los niños, niñas y adolescentes deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los niños, niñas y adolescentes para entender el asunto
• Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.
• LA RES S.A.S. asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

11. TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

LA RES S.A.S. podrá realizar la transferencia de datos a otros Responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

12. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

A continuación se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de LA RES S.A.S.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Que para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los titulares de los datos LA RES S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar todas sus consultas, quejas y/o reclamos: callcenter@lares.com.co.

Las pautas para atender consultas y reclamos:

12.1. CONSULTAS:

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en LA RES S.A.S. se canalizarán EXCLUSIVAMENTE a través de los canales que tiene LA RES S.A.S. destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

a. Fecha de recibo de la consulta
b. Identidad del solicitante

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para atender en forma adecuada las consultas, será necesario contar con la identificación de quien de conformidad con la ley está legitimado para la consulta y/o reclamo sobre los datos personales.

12.2. RECLAMOS:

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos y en esta política.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a LA RES S.A.S. que contenga la siguiente información:

a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada
b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

LA RES S.A.S. se compromete garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales que podrán ejercer mediante comunicación escrita enviada al correo electrónico: callcenter@lares.com.co.

13. CONSERVACION DE LA INFORMACION.

LA RES S.A.S. mantendrá la Información del Cliente, empleados, proveedor o vinculado mientras mantengamos una relación de negocios, contractual u obligacional con los mismos o hasta que la información no sea necesaria para nuestros propósitos. Una vez ocurra cualquiera de estos hechos nos comprometemos a destruir la información independientemente del medio de conservación que se haya usado, y guardaremos constancia de la información que es destruida con el fin de atender cualquier requerimiento de autoridad respectiva o del titular de la información.

14. VIDEO VIGILANCIA.

LA RES S.A.S. utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas.

LA RES S.A.S. informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

15. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, por lo cual se encuentra vigente a partir del 2 de julio de 2013.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

16. DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Razón social: LA RES S.A.S.
Dirección: Carrera 13 No.13-91 de Bogotá Colombia
Correo Electrónico: callcenter@lares.com.co
Teléfono: en Bogotá (57) 1 3362370 Ext. 4 o 5
Página web: www.lares.com.co

17. POLITICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

LA RES S.A.S. adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal con los que hace algún tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento de estos datos. Implementados protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el manual de políticas de seguridad para la protección de los datos personales.

En todos los eventos o campañas promocionales que LA RES S.A.S., realice recolección de datos se incluirá un aviso de Protección de Datos Personales con el siguiente Texto “Por el hecho de participar en el evento, todo participante declara conocer y autorizar de manera libre, previa, voluntaria, expresa y debidamente informada a LA RES S.A.S. para recolectar, registrar, procesar, difundir, compilar, intercambiar, actualizar y disponer de los datos o información parcial que le suministró, y a efectos de participar en el Evento o campaña promocional; así como para transferir dichos datos a terceros con los que tenga vínculos comerciales y transaccionales para el despacho de pedidos, responder las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos para la realización de estudios con fines estadísticos, de conocimiento del cliente, para informarles a sus clientes de novedades, productos, servicios y ofertas especiales, así como servicios de atención telefónica, cobranzas u otros de naturaleza similar de marcas propias o de terceros El Tratamiento de los datos personales será desde el inicio del Evento o campaña promocional hasta el día en que LA RES S.A.S. hasta el día que se mantenga una relación de negocios, contractual u obligacional, hasta que la información no sea necesaria para nuestros propósitos o la compañía se disuelva y se liquide.

18. AJUSTES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN (PTI)

Con miras a mantener la vigencia de la Política de Tratamiento de Información, LA RES S.A.S. puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta etc.