Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

LA RES S.A.S.

1. Introducción

En cumplimiento de lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás disposiciones que las modifiquen, complementen o reglamenten, LA RES S.A.S. (en adelante, "LA RES" o "la empresa"), en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante, "la Política"), con el fin de garantizar en todo momento el respeto de los derechos de los titulares, en especial el derecho al habeas data.

2. Objeto

La presente Política tiene por objeto definir los parámetros bajo los cuales LA RES realizará la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de sus clientes, proveedores, colaboradores y demás terceros con quienes tenga una relación comercial, contractual o laboral, en el marco de las actividades propias de su objeto social: la comercialización de productos para mascotas y del sector agropecuario, a través de sus puntos de venta físicos y de su página web www.lares.com.co.

3. Alcance

La presente Política es de obligatorio y estricto cumplimiento para LA RES S.A.S., y se aplica a todas sus dependencias, colaboradores, y a los sistemas y elementos tecnológicos que utiliza para el desarrollo de sus actividades. Igualmente, será vinculante para los encargados del tratamiento y para los terceros que, en virtud de relaciones contractuales, gestionen o tengan acceso a las bases de datos personales bajo responsabilidad de LA RES.

4. Normatividad Aplicable

• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

• Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

• Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor, en lo relacionado con el tratamiento de datos en el marco de relaciones de consumo y comercio electrónico.

• Decreto 587 de 2016, en lo relacionado con la reversión de pagos electrónicos.

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al habeas data).

5. Responsable del Tratamiento

LA RES S.A.S., identificada con NIT 860.031.776-1, con domicilio en Bogotá D.C., República de Colombia. Los titulares podrán ejercer sus derechos y dirigir cualquier solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales a través del formulario de PQRS disponible en https://lares.com.co/pages/pqrs, accesible desde la página web y mediante el código QR dispuesto en cada uno de los puntos de venta físicos, o a través de la línea de atención al cliente 3209077406.

6. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación dirigida al titular mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por parte de LA RES.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, datos biométricos, entre otros).

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de LA RES como responsable (por ejemplo, transportadoras y pasarelas de pago).

• Responsable del tratamiento: LA RES S.A.S., quien decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos personales.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia y Transmisión: Envío o comunicación de datos personales a un tercero, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de LA RES o como nuevo responsable.

7. Principios

• Legalidad: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada sujeta a lo dispuesto en la ley.

• Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada previamente al titular.

• Libertad: el tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

• Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener de LA RES, en cualquier momento, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos y de la autorización otorgada por el titular.

• Seguridad: la información se protegerá mediante medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado.

• Confidencialidad: toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con LA RES.

• Temporalidad: los datos se conservarán únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justifican su tratamiento.

8. Derechos y Deberes

Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada.

• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad de protección de datos.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.

• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, o su representante o apoderado, a través de los canales indicados en el numeral 5 de esta Política.

Menores de edad

LA RES no recolecta directamente datos personales de menores de edad para la realización de compras, en concordancia con lo dispuesto en sus Términos y Condiciones, según los cuales las compras realizadas por menores de edad se entienden efectuadas por sus padres, tutores o representantes legales. En caso de que excepcionalmente se llegasen a tratar datos de menores, se garantizará el respeto de sus derechos prevalentes, y la autorización correspondiente será otorgada por su representante legal.

Datos sensibles

LA RES informará siempre al titular, de forma previa y explícita, que no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles, cuáles datos tendrán ese carácter y la finalidad del tratamiento, y en ningún caso condicionará una compra o la prestación de un servicio a la entrega de datos sensibles.

Deberes de LA RES

• Garantizar al titular el pleno ejercicio de sus derechos.

• Conservar prueba de la autorización otorgada por el titular.

• Informar de manera clara y suficiente sobre la finalidad de la recolección de sus datos.

• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que eviten su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.

• Actualizar la información oportunamente y rectificar la que sea inexacta o incorrecta.

9. Tratamiento de Datos Personales

Medios para otorgar la autorización

LA RES obtendrá la autorización del titular de manera previa al tratamiento de sus datos personales, a través de mecanismos tales como: la aceptación de los Términos y Condiciones y de la presente Política al momento de realizar una compra por la página web; la suscripción de formatos físicos en punto de venta; la aceptación expresa de comunicaciones vía SMS o correo electrónico; o cualquier otro mecanismo que permita evidenciar de manera inequívoca el otorgamiento de la autorización. En ningún caso el silencio del titular se entenderá como una autorización.

Revocatoria de la autorización

El titular podrá revocar en cualquier momento la autorización otorgada, así como solicitar la supresión total o parcial de sus datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación (por ejemplo, la conservación de facturas por obligaciones tributarias, o de información asociada a procesos de garantía o retracto en curso).

Finalidades — Clientes

• Gestionar el proceso de compra, pago y envío de los productos adquiridos por el cliente, incluyendo la verificación de identidad requerida al momento de la entrega.

• Expedir la factura electrónica de venta a nombre del titular de los datos registrados, conforme a la normatividad tributaria colombiana.

• Compartir los datos de contacto y dirección de entrega con la empresa transportadora aliada (por lo general Servientrega S.A., u otra que corresponda según la cobertura de rutas) para la ejecución del envío.

• Procesar los pagos realizados a través de las plataformas Wompi, Bold, Mercado Pago, y demás pasarelas o medios habilitados en el Sitio Web o en punto físico (Llave Bre-B, código QR).

• Gestionar las solicitudes de Petición, Queja o Reclamo (PQR) presentadas por el cliente, así como los procesos de cambio, devolución, garantía y derecho de retracto, para lo cual podrá ser necesario compartir los datos del cliente con el proveedor o fabricante del producto.

• Tramitar las solicitudes de reversión de pago que el cliente presente ante su entidad bancaria, colaborando con la información que dicha entidad requiera conforme al Decreto 587 de 2016.

• Enviar comunicaciones de tipo comercial, publicitario o promocional a través de mensajes de texto (SMS) y correo electrónico masivo, a los clientes que hayan suministrado sus datos de contacto y autorizado dicho tratamiento.

• Pautar y segmentar publicidad a través de las plataformas Meta Ads (Facebook e Instagram) y Google Ads, incluyendo el uso de catálogos de productos y audiencias generadas a partir del comportamiento de navegación y compra del titular en dichas plataformas.

• Facilitar el uso del carrito de compras y demás funcionalidades del Sitio Web mediante el uso de cookies.

• Realizar estudios internos, estadísticas de venta y análisis de comportamiento de compra con fines de mejora del servicio.

Finalidades — Proveedores

• Gestionar la adquisición de bienes y la relación contractual con proveedores.

• Realizar la gestión contable, fiscal y administrativa correspondiente, incluyendo el pago de facturas.

• Verificar antecedentes comerciales y de reputación, cuando resulte pertinente.

Finalidades — Talento Humano

• Gestionar los procesos de selección, vinculación y afiliación al sistema de seguridad social del personal.

• Efectuar la liquidación y pago de nómina, prestaciones sociales y demás obligaciones laborales.

• Gestionar la seguridad y salud en el trabajo, así como los demás aspectos derivados de la ejecución del contrato laboral.

• Dar cumplimiento a las demás obligaciones legales derivadas de la relación laboral.

10. Categoría y Clasificación de los Datos

LA RES se acogerá en todo momento a la clasificación de datos personales establecida en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (datos públicos, privados, semiprivados y sensibles), y a las normas que los complementen o modifiquen.

11. Confidencialidad y Seguridad de las Bases de Datos

LA RES dispone de los recursos humanos y tecnológicos necesarios para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales bajo su custodia. Cuando dichos datos deban ser gestionados por terceros —tales como transportadoras, pasarelas de pago o plataformas publicitarias—, LA RES incluirá las obligaciones contractuales necesarias para asegurar su adecuado tratamiento, y verificará, cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para la entrega de datos personales a las autoridades competentes.

12. Consulta de la Política

LA RES pone a disposición de los titulares la presente Política en su página web, disponible en https://lares.com.co/policies/privacy-policy, así como en sus puntos de venta físicos.

13. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales

Las transferencias y transmisiones internacionales de datos personales que LA RES llegase a realizar —por ejemplo, hacia plataformas de pauta publicitaria o pasarelas de pago con infraestructura fuera de Colombia— observarán lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones entre LA RES, como responsable, y sus encargados del tratamiento, no requerirán autorización adicional del titular cuando exista un contrato de transmisión en los términos del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012. LA RES pondrá su mejor empeño para garantizar que el tercero al que se transfieran datos personales cuente con los procesos que garanticen su integridad y confidencialidad.

14. Aviso de Privacidad

El aviso de privacidad de LA RES podrá consultarse en la misma dirección indicada en el numeral 12 de esta Política.

15. Temporalidad del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su recolección. No obstante, deberán conservarse cuando sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, tales como las obligaciones de conservación de facturas y soportes contables previstas en la normatividad tributaria colombiana. Una vez cumplida la finalidad y vencidos los plazos de conservación aplicables, LA RES procederá a la supresión de los datos personales correspondientes.

16. Cookies

El Sitio Web de LA RES utiliza cookies, pequeños archivos de texto que permiten identificar al usuario y reconocer sus preferencias de navegación. Se entiende aceptado el uso de cookies al navegar en el Sitio Web. Las cookies solo se utilizan para el tratamiento de datos personales cuando su uso ha sido aceptado por el usuario. El usuario puede configurar su navegador para no aceptar cookies; sin embargo, ello podrá restringir el uso del Sitio Web, dado que la funcionalidad del carrito de compras y la confirmación de un pedido solo son posibles con las cookies activadas.

17. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de LA RES a través del formulario de PQRS disponible en https://lares.com.co/pages/pqrs, accesible desde la página web y mediante el código QR dispuesto en los puntos de venta físicos.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, conforme se establece en la normatividad legal vigente.

Los reclamos —para la corrección, actualización, supresión de datos, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de la normatividad de protección de datos— serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, informando al interesado los motivos de la demora. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde dicho requerimiento sin que el titular presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.